[미국 인턴] WEST 프로그램 멘토링 2편: 효율적 커뮤니케이션 (온라인 인턴십 100% 활용하기)

WEST 프로그램 멘토링 시리즈

 

[목차]

1편: 경력보다는 기회, 네트워킹의 중요성(WEST인턴십 경험담 및 직무소개)

👉🏻 2편: 효율적 커뮤니케이션 (온라인 인턴십 100% 활용하기)

3편: 온라인 인턴십 툴 활용법 (Zoom, Slack, LinkedIn)

4편: 미국/한국 직장 문화 차이 + LinkedIn 활용 방법

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안녕하세요, 오늘은 WEST 프로그램 멘토링 2편으로 다뤘던 <효율적 커뮤니케이션>을 공유하겠습니다. 멘토링의 주제가 "온라인" 인턴십을 잘 수행하기 위함이었기에, 원격 근무를 하며 효과적으로 커뮤니케이션 하는 방법을 중심으로 다뤘습니다. 코로나 이후 많은 기업들이 원격 근무를 도입하고, 이런 새로운 근무 형태가 기본적인 형태로 자리잡고 있는 만큼, 생산적인 원격 근무 방법에 대한 고민도 필요한 시점인 것 같습니다.

 

*이번 시리즈는 "원격으로 해외 인턴십을 수행하는 WEST 참가자"를 대상으로 작성되었음을 참고하여 읽어주세요! 

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안녕하세요! 2주차 주제를 다루기 전 저의 원격 근무 경험 배경을 조금 소개하려고 해요. 1편에서 말씀드렸듯, 저는 WEST 인턴십 이후 H1b 비자 스폰을 받을 수 있게 되었는데 아직 졸업을 하지 않았기 때문에 한국에 돌아가서 1년 간 원격 파트타임으로 근무했어요. 하지만 이후 몇 가지 이유로 해당 회사 취업을 포기하고 다시 외국인이 운영하는 스타트업에 근무하게 되었고 해당 회사에서는 주 2회 집에서 원격 근무를 했습니다.

 

이렇게 온라인으로 근무한 경험을 바탕으로 원격으로 근무할 때 효율적인 커뮤니케이션 할 수 있는 방법을 공유하고자 합니다.

 

1.     업무 상황 공유

1)     업무 일지 작성

 

원격으로 근무 시 불편 사항 중 하나는 각자의 업무 상황 공유가 어렵다는 것인데요, 아무래도 사무실에서 같이 근무하지 않다 보니 상대방이 무엇을 하고 있는지 알 수 어려울 뿐만 아니라, 본인이 일하고 있는 내용도 동료들이 알 수 없다는 것이에요. 따라서 내가 담당하고 있는 업무와 어떤 일을 완료했는지 가시적으로 보여주는 것이 중요합니다. 그래서 작성하는 것이 업무 일지인데요, 하루에 어떤 업무를 했는지 간략하게 요약하는 기록입니다.

 

업무 일지 기록 예시를 알려드리자면 다음과 같습니다. 보통 프로젝트명을 적고 아래 세부 사항을 적습니다. 회사 마다 형식이 다를 수 있으니 참고로만 봐주세요.

August 10 1.      Contacting potential clients -       Listed universities in Japan -       Drafted email to send to potential clients 2.      Blog Posting -       Posted weekly blog article -       Researched about the next topic of the article

미국 회사에서 원격으로 근무할 때는 업무 일지 작성이 의무가 아니었습니다. 반면 스타트업에서 근무할 때에는 정직원인 만큼 책임을 다해야했기에 업무 일지를 꼭 작성해야 했습니다. 하지만 의무이든 아니든, 내가 일하고 있음을 증명할 수 있는 방안이기도 하고, 추후 어떤 일을 했는지 기억해야할 때 도움이 되므로 의무가 아니더라도 작성하시는 것을 추천합니다.

 

2)     질문 있을 때 대처 법

 

원격으로 근무하다 보면 질문이 있을 때 바로바로 물어볼 수 없다는 불편함이 있습니다. 시차가 없다면 그나마 낫겠지만 13-16시간 정도의 시차가 있는 미국 회사와 원격 근무를 하려면 이런 에로사항을 피해갈 수 없겠죠. 그래서 시간이 딜레이 되면 안되는 프로젝트를 할 때에는 시차를 고려해서 질문 없이 진행할 수 있도록 미리 내용을 파악해두는 것이 좋습니다.

 

이 외 질문을 해야만 하는 상황에는 보통 직속 상사에게 메신저로 질문을 남겨놓으면 됩니다. 실시간 소통이 안되기 때문에 질문을 남길 때 후속 질문이 생기지 않도록 가급적 구체적으로 물어보는 것이 좋습니다. 또한 제가 경험한 바로 많은 사람들이 긴 글을 잘 안 읽는 경향이 있습니다. 그래서 3 가지를 물어보면 2 가지만 답변을 하는 경우가 많은데, 이런 것을 방지하기 위해 복잡한 내용은 깔끔하게 정리해서 전달하는 것을 추천합니다. 예를 들어:

 

Hey 000 (상사이름) today I worked on creating graphics for the mobile app advertisement. You can check it out here(링크첨부). But I have a few questions regarding the project:   1.     Who should I contact to get the advertisements running? 2.     What is the schedule for the advertisements? I know it should be running during the fundraising period (April 4-15th), but do all the advertisements run at the same time? Or does each one of it have its own schedule for it? (For example, Ad A from April 4-10th, Ad B from April 10-15th)   It’d be great if you can answer these questions for me! Thanks :)

 

물론 매번 저렇게 길게 작성해야하는 것은 아니니, 상황에 따라 작성해주시면 됩니다. 제가 강조하고 싶은 부분은 가급적 한 번에 해결할 수 있도록 읽는 사람이 잘 이해할 수 있도록 정리하는 것이 좋다는 점과, 메신저로 연락할 시 늦은 시간에 메세지를 보내야하는 점을 고려해서 매너 있게 연락을 취해야한다는 점입니다.

 

3)     주기적 Check-in

 

사무실에서 근무를 해도 매일 혹은 매주 진행 상황 체크를 하는데요, 원격으로 근무할 때에는 체크인의 중요성이 더욱 커지겠죠! 그래서 Zoom Call과 같이 얼굴을 보고 교류할 수 있는 주기적 체크인을 스케줄링하는 것이 매우 중요합니다. 물론 이 부분은 인턴 여러분보다는 회사측에서 먼저 제안하는 것이 맞습니다. 그리고 아마 그렇게 될 확률이 높으니 너무 걱정 안하셔도 됩니다. 그런데 만약에 회사에서 먼저 이런 주기적 체크인을 제안하지 않는다면 인턴 여러분께서 먼저 물어셔서 꼭 일주일에 한 번 혹은 최소 2주에 한 번이라도 체크인 시간 갖으시기를 추천합니다. 회사 전체적으로 하는 것이 아니더라도 직속 상사와의 미니 체크인 시간을 정하시는 것도 좋습니다.

 

인턴을 할 때 회사에서 생각보다 인턴 여러분을 많이 안 챙겨줄 수도 있습니다. 하지만 우리는 이 기회를 최대한 레버리지하려고 인턴을 하는 것이니까 과업을 많이 안주거나 교류할 기회가 적다고 해서 편하게 즐기기보다는 최대한 적극적으로 나서서 기회를 찾는 것이 좋습니다. 주기적 체크인을 먼저 권유하는 것도 회사에 내가 관심이 많다는 것을 보여주고, 나의 존재를 잊지 않도록 하나의 방편이 됩니다. 또 업무를 하면서 생각난 제안이나 개선점 등을 권유할 수 있는 시간이 되기도 하니 꼭 이런 주기적 체크인 시간을 정하시길 바랍니다.

 

2.     비즈니스 이메일 작성 법

 

국내 기업과 해외 기업 모두 근무하면서 한국어와 영어 비즈니스 이메일을 모두 작성하는데요, 두 가지 언어로 모두 이메일을 작성해본 결과 영어 이메일이 한국어 이메일보다 훨씬 캐주얼하다고 느꼈습니다. 물론 비즈니스 이메일로서 갖춰야하는 매너와 언어가 있지만 전반적으로는 캐주얼합니다.

 

처음 연락하는 대상에게 영어 이메일 작성하는 예시를 알려드리겠습니다. 먼저 인트로를 쓸 때 Dear 쓰지 마세요! 안 될 것은 없는데 Dear 보다는 그냥 Hello, 000으로 시작하는 것이 더 자연스럽습니다. 그 다음으로는 저를 소개해야겠지요! 이름과 함께 회사에서 맡은 직책을 알려주면 됩니다. 이렇게 소개를 마친 다음 본론으로 넘어갑니다. 이메일 작성 이유를 적어주세요. 마지막으로 클로징 멘트를 쓰고 시그니처를 쓰면서 이메일을 마칩니다.

 

글 설명보다는 예시를 보고 가는 것이 훨씬 쉽겠지요? 아래에 예시를 첨부하겠습니다.

 

Hello 000.   My name is Jae and I am the new marketing intern at ABC Corp. I’ll be helping out with mobile app management during my internship. It’s a pleasure to work with you.   I’m trying to create mobile app advertisement graphics for the upcoming fundraising season. Can you share the specs for the banner images? It’ll help me a lot, thanks!   Best regards, Jae

 

이메일도 상황에 따라 작성 방법이 무궁무진 할 것입니다. 이를 해결할 수 있는 방법은 최대한 많은 예시를 보고 써보는 방법 밖에 없습니다. 이메일을 작성하시다가 헷갈리는 부분이 있을 때에는 보내기 전 직속 상사에게 확인을 받고 보내는 것이 좋습니다.

 

{부록} 해외에 있는 사람들과 시차 조율하기 좋은 사이트:

 

아무래도 해외와 교류할 때 가장 불편한 점이 모두에게 좋은 시간대 찾는 것이지요! 시차 계산해주는 웹사이트는 많지만 그 중에서도 모두에게 적절한 시간대를 알려주는 사이트를 공유할게요: https://www.timeanddate.com/worldclock/meeting.html

 

 

위의 이미지처럼 링크에 들어가서 원하시는 도시를 입력하시면 각 도시에게 좋은 시간대를 시각화해서 알려줍니다. 서울-샌프란시스코를 예로 보면 한국 오전 9-11시 / 샌프란시스코 14-18시가 가장 적절한 시간대로 보이네요! 시간 조율하려는 대상에게도 이런 위의 링크를 통해 각 도시의 시차를 보여주면 서로 편하게 시간을 조율할 수 있어요.

추가로 과거에 작성했던 인턴십 경험 블로그 글과 저의 경험을 기록하는 블로그 주소를 첨부하니 종종 들러주셔도 좋을 것 같아요!
감사합니다 :)